Kilometrówka 2025 – stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Pracownicy, którzy wykorzystują samochody w celach służbowych, mogą być uprawnieni do otrzymania zwrotu kosztów poniesionych za wykonane przejazdy – jest to znane jako kilometrówka. Od stycznia 2023 roku nastąpiły zmiany w zakresie obowiązujących limitów. Takie same stawki obowiązują w przypadku kilometrówki w 2025 r. Sprawdź, czy przysługuje Ci świadczenie.

Prawie każdy przedsiębiorca korzysta z samochodów w prowadzonej działalności. Czasami robi to sam, a czasami pracownicy (na jego zlecenie), użytkują prywatne pojazdy do celów służbowych, czyli realizowania określonych obowiązków służbowych. Kiedy pracodawca może pokryć koszty związane z użytkowaniem samochodów służbowych? To zależy od wielu czynników.

Prawo pozwala m.in. na odliczenie pełnej kwoty od podatku dochodowego i poniesionych kosztów związanych z podróżą służbową. W tym przypadku warunkiem jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. Wyjaśniamy, jak działa zwrot kosztów za kilometrówkę, jakie stawki są określone przez prawo w 2025 r. i jak są ustalane zwroty za podróże służbowe.

Czym jest zwrot kosztów za kilometrówkę?

Przyjmijmy, że jesteś właścicielem samochodu osobowego i używasz go w celach służbowych, np. wyjeżdżasz na delegacje lub na spotkania z klientami. W takim przypadku masz prawo otrzymać zwrot kosztów od pracodawcy za korzystanie ze swojego samochodu w celach służbowych (tzw. rozliczenie kilometrówki).

Warunki i sposób zwrotu kosztów wymuszają prowadzenie przez pracodawcę precyzyjnej ewidencji przebiegu pojazdu. W specjalnym rejestrze zapisywane są trasy podróży wraz z detalami, takimi jak:

• liczba przejechanych kilometrów,
• cel podróży,
• data podróży.

Wypłata zwrotu następuje po dostarczeniu przez pracownika raportu z podróży służbowej.

Warto podkreślić, że samochody ciężarowe są wyłączone z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Tego rodzaju pojazdy zazwyczaj są wykorzystywane w celach służbowych, więc nie ma konieczności dodatkowego monitorowania tego aspektu. Przedsiębiorcy nie są zobligowani do prowadzenia rejestru przebiegu pojazdu, aby móc odliczyć poniesione koszty.

Samochód ciężarowy (w kontekście podatku VAT) to pojazd o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony.

Kto jest zobligowany do prowadzenia zwrotu kosztów za kilometrówkę?

Ustawa z dnia 23 października 2018 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz innych aktów prawnych od stycznia 2019 roku określa, że obowiązek prowadzenia zwrotu kosztów za kilometrówkę dla celów podatku PIT został zniesiony. Co to oznacza w praktyce?

Podatnicy nie muszą prowadzić dwóch oddzielnych ewidencji przebiegu pojazdu, ponieważ ewidencja dla celów podatku VAT zawiera już wszystkie niezbędne elementy ewidencji dla celów podatku PIT. W 2019 roku, poprzez rozporządzenie ministra infrastruktury, wprowadzono stały limit wydatków związanych z wykorzystaniem samochodów prywatnych w ramach działalności gospodarczej.

Limit ten wynosi 20% kosztów firmowych, obejmując m.in. wydatki na:

• paliwo,
• olej,
• płyn do mycia szyb,
• ubezpieczenie OC, AC i NNW.

Ewidencja przebiegu prywatnego pojazdu nie jest wymagana wtedy, gdy przedsiębiorca pokrywa wydatki na rzecz pracowników za pomocą miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Dotyczy to sytuacji, gdy osoby zatrudnione korzystają ze swoich własnych samochodów do celów firmowych, a związane z tym koszty rozliczane są na zasadzie określonego ryczałtu. W tym przypadku nie obejmują one:

• podróży zagranicznych, gdzie koszty przekraczają określoną kwotę za 1 km przebiegu pojazdu,
• podróży lokalnych, gdzie koszty przekraczają miesięczny ryczałt pieniężny lub stawki za 1 km przebiegu pojazdu.

Wysokość stawek regulują odrębne przepisy. Ewidencja przebiegu pojazdów jest wymagana w przypadku samochodów wykorzystywanych wyłącznie do celów służbowych, aby umożliwić odliczenie 100% kosztów związanych z ich eksploatacją jako koszty firmowe.

Dotyczy to:

• samochodów, które są zaliczane do środków trwałych przedsiębiorstwa,
• samochodów używanych na podstawie umowy leasingu, najmu lub dzierżawy.

Jak prezentują się stawki?

Kilometrówka w roku 2025 – jakie są stawki?

Od 17 stycznia 2023 roku obowiązują nowe stawki kilometrówki ustalone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Nie uległy one zmianie w 2025 roku. Dla różnych pojazdów są one następujące:

• 0,89 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3,
• 1,15 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
• 0,69 zł dla motocykla,
• 0,42 zł dla motoroweru (skutera).

To maksymalne kwoty, które pracodawca może pokryć za wykorzystanie do celów służbowych samochodów osobowych

Warto przypomnieć, że w 2022 roku nastąpiła pierwsza zmiana stawek kilometrówki od 16 lat. Wpływ na tę decyzję miała inflacja i wzrost kosztów eksploatacji samochodów. Dużą część tych kosztów stanowi paliwo, którego ceny w ostatnim czasie znacząco się wahały.

Wypowiedź eksperta

Stawka za kilometrówkę jest wyliczona w taki sposób, aby pokrywała nie tylko wydatki związane z używaniem prywatnego auta według faktycznie przejechanych kilometrów. Mogą one również częściowo pokrywać koszty eksploatacji prywatnego pojazdu oraz koszty ubezpieczenia OC i ubezpieczeń dobrowolnych.

Stefania Stuglik, Stefania Stuglik, specjalistka ds. ubezpieczeń komunikacyjnych

Rozliczanie kilometrówki a koszty uzyskania przychodu

Istnieje szansa zaliczenia pełnej kwoty kilometrówki do kosztów uzyskania przychodów. Jest to możliwe w sytuacji, gdy stawka za 1 km nie przekracza wartości ustalonej stawki według przepisów. Jeżeli jednak jest inaczej, to sytuacja wygląda następująco:

• kwotę do stawki określonej w przepisach można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów,
• nadwyżkę od tej kwoty należy oskładkować i opodatkować, bo jest to przychód podlegający opodatkowaniu.

Jakie czynniki wpływają na wysokość zwrotu kosztów za kilometrówkę pracownika?

Na wysokość zwrotu za wykorzystanie samochodu prywatnego w celach służbowych wpływają następujące czynniki:

• liczba przejechanych kilometrów,
• rodzaj pojazdu,
• pojemność skokowa silnika.

Istnieje specjalna formuła, która umożliwia obliczenie odpowiedniej kwoty zwrotu.

Jak wyliczyć wysokość zwrotu za kilometrówkę?

Aby prawidłowo obliczyć koszt używania samochodu do celów służbowych, należy uwzględnić kilka kluczowych elementów, zależnie od tego, kto ubiega się o zwrot.

Jakie informacje powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu pracodawcy?

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów odliczenia 100% VAT i 100% kosztów związanych z pojazdem powinna zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
• data rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• licznik przebiegu pojazdu na początku ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Dodatkowo muszą być uwzględnione informacje o osobach prowadzących pojazd, wraz z datami, celami podróży, opisem trasy oraz liczbą przejechanych kilometrów.

Jakie informacje powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu pracownika?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, że ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracowników powinna zawierać:

• imiona i nazwisko osoby korzystającej z pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• opis trasy,
• data i cel podróży,
• liczba przejechanych kilometrów,
• stawka za 1 km przebiegu,
• kwota wynikająca z mnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu,
• podpis pracodawcy oraz jego dane.

Wzór obliczenia kosztów za kilometrówkę

Obliczanie kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów w celach służbowych jest stosunkowo łatwe. Wystarczy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km odpowiednią dla danego pojazdu.

Równanie ma postać:

kwota zwrotu = liczba przejechanych kilometrów * stawka za 1 km przebiegu samochodu prywatnego

Jakie wydatki można uwzględnić w ramach kilometrówki?

W przypadku rozliczenia kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego w celach służbowych pracownik nie musi dostarczać specjalnej dokumentacji potwierdzającej wydatki, takiej jak faktury za paliwo czy usługi serwisowe. Rodzaj poniesionych kosztów nie ma więc większego znaczenia. Ich zwrot jest oparty na ryczałcie obliczanym na podstawie kilometrówki.

W praktyce można uwzględniać koszty takie jak paliwo, usługi serwisowe (np. w przypadku awarii w trakcie podróży) oraz części zamiennych.

Czy firma może ustalić indywidualne stawki kilometrówki pracownika?

Przedsiębiorstwo ma możliwość ustalenia wyższych stawek za przebieg pojazdu niż te określone prawnie. Jednakże taki krok niesie ze sobą skutki podatkowe i ubezpieczeniowe.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury wyraźnie określa, że pracodawca, który wypłaca pracownikowi zwrot kosztów za używanie do celów służbowych samochodu osobowego prywatnego, może odliczyć jedynie tyle, ile wynosi stawka wskazana w przepisach. Przekroczenie tej kwoty będzie podlegać opodatkowaniu (PIT lub CIT). Pracodawca będzie zobowiązany do opodatkowania nadwyżki z zysku netto.

Podobne wpisy

Co wpływa na ceny OC w 2024 roku? Od czego zależy wysokość OC? Ile kosztuje ubezpieczenie auta firmowego? Ubezpieczenie samochodu w leasingu – jak to zrobić dobrze? Samochód z Wielkiej Brytanii – jak sprowadzić i ubezpieczyć?